Stell dir vor, ein Firmenkunde hat ein Konto in deinem Shopware-Shop. Aber nicht nur eine Person nutzt dieses Konto, sondern gleich mehrere: Die Einkäuferin bestellt Büromaterial, der Abteilungsleiter bestellt Ersatzteile, und ab und zu greift sogar die Geschäftsführung selbst zu. Klingt erstmal praktisch. Das Problem: Ohne klare Regeln kann jede dieser Personen einfach drauflos bestellen, so oft und so teuer sie will. Bei kleinen Firmen ist das noch kein Drama. Bei größeren Firmenkunden mit mehreren Mitarbeiter:innen sorgt das aber schnell für Ärger. Budgets werden überschritten, niemand hat mehr den Überblick, und am Ende landet eine Rechnung in der Buchhaltung, über die vorher intern niemand entschieden hat. Genau hier setzt die Bestellfreigabe an. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du in Shopware B2B einen Genehmigungsprozess einrichtest: Wer darf bestellen, wer muss freigeben, und ab welcher Summe braucht es sogar zwei Unterschriften. Das Ziel: zufriedene Firmenkunden, die ihre eigenen internen Regeln in deinem Shop wiederfinden.
Wenn im Firmenkonto plötzlich alle bestellen dürfen
In einem normalen Onlineshop ist die Sache einfach. Eine Person hat ein Konto, füllt den Warenkorb und bestellt. Fertig. Bei Firmenkunden im B2B-Bereich läuft das anders. B2B steht für "Business to Business", also Geschäfte zwischen zwei Firmen und nicht zwischen einer Firma und einer Privatperson. Ein einziges Firmenkonto wird hier oft von mehreren Menschen gleichzeitig genutzt: der Einkaufsabteilung, einzelnen Abteilungsleitungen, manchmal auch der Geschäftsführung selbst. Alle diese Personen loggen sich mit ihrem eigenen Zugang in dasselbe Firmenkonto ein und können dort bestellen.
Für dich als Händler klingt das erstmal nach mehr Umsatz, weil mehr Leute in deinem Shop unterwegs sind. Für den Firmenkunden selbst kann es aber schnell zum Problem werden, wenn dabei niemand mitdenkt. Stell dir eine mittelständische Firma vor, die über ihr Konto Werkzeug, Büromaterial oder Ersatzteile bestellt. Ohne Regeln kann die Werkstattleitung heute für 3.000 Euro Maschinenteile bestellen, während die Assistenz morgen für 800 Euro Druckerpapier ordert, ganz ohne dass jemand in der Buchhaltung oder Geschäftsführung vorher gefragt wurde. Am Monatsende wundert sich dann jemand, warum das Budget für Betriebsmittel schon aufgebraucht ist, obwohl das eigentlich erst zum Quartalsende passieren sollte.
Das ist kein Einzelfall. Viele Firmen haben interne Regeln, wer wie viel bestellen darf und ab wann eine zweite Person zustimmen muss. Das kennst du vielleicht aus dem eigenen Betrieb: Kleinere Anschaffungen entscheidet man selbst, größere gehen erst durch die Chefetage. Diese Regeln gab es schon vor dem Onlineshop, meistens auf Papier oder per Unterschrift auf einem internen Formular. Sobald dieselbe Firma aber online bei dir bestellt, verschwinden diese Kontrollen oft komplett. Der Shop kennt nur "eingeloggt" oder "nicht eingeloggt", aber keine Rollen, keine Budgets und keine Freigabe-Stufen. Genau diese Lücke sorgt dafür, dass viele Firmenkunden Onlinebestellungen für größere Summen lieber weiterhin klassisch per Telefon oder E-Mail abwickeln, statt deinen Shop zu nutzen. Das kostet dich als Händler bares Geld und macht deinen Shop für größere B2B-Kunden weniger attraktiv, als er sein könnte.
Die Lösung: Rollen und Rechte statt eines Kontos für alle
Shopware bringt für genau dieses Problem eigene B2B-Komponenten mit. Damit kannst du aus einem einzigen Firmenkonto eine kleine, geordnete Struktur machen, in der mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben arbeiten. Statt dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter denselben Zugang mit denselben Rechten teilt, bekommt jede Person einen eigenen Nutzer-Account innerhalb des Firmenkontos, und diesem Account wird eine Rolle zugewiesen.
Die wichtigsten Rollen für die Bestellfreigabe sind schnell erklärt. Eine Person mit der Rolle "Einkäufer:in" darf im Shop stöbern, Produkte in den Warenkorb legen und eine Bestellung zusammenstellen. Was sie nicht darf: die Bestellung final auslösen. Der Warenkorb wird stattdessen an eine zweite Rolle weitergegeben, zum Beispiel "Freigeber:in" oder "Admin". Erst wenn diese Person zustimmt, geht die Bestellung tatsächlich bei dir als Händler ein. Bis dahin liegt sie sozusagen in einem internen Wartezimmer und wartet auf das "Okay" von jemandem, der dazu befugt ist.
Das mag nach einem zusätzlichen Schritt klingen, der alles verlangsamt. In der Praxis ist es aber genau das, was viele Firmenkunden sich wünschen. Wenn du selbst schon einmal in einer Firma mit klaren Abläufen gearbeitet hast, kennst du das Prinzip aus dem echten Leben: Nicht jede Person darf für die Firma frei einkaufen, ohne dass jemand mitliest. Mit den B2B-Rollen bildest du genau dieses Prinzip in deinem Shop ab, digital und ohne Zettelwirtschaft.
Wichtig zu verstehen: Diese Freigabe hat nichts mit Rabatten oder Sonderpreisen zu tun. Es geht nicht darum, dass eine Person besser verhandelt als eine andere, und es geht auch nicht um sichtbare Mengenrabatte, die eine Kundengruppe automatisch bekommt. Wer sich für individuelle Preisverhandlungen interessiert, findet dazu mehr im Artikel Preis auf Anfrage in Shopware B2B einrichten, und wer wissen möchte, wie du Mengenrabatte für bestimmte Kundengruppen sichtbar machst, wird im Beitrag Kundengruppen und Staffelpreise im B2B-Shop fündig. Bei der Bestellfreigabe geht es um etwas anderes: um die interne Kontrolle, bevor eine Bestellung überhaupt bei dir als Händler ankommt. Der Preis bleibt für alle Rollen gleich, nur das "Darf ich das jetzt auslösen" wird geregelt.
Budgetgrenzen und mehrstufige Freigaben: nicht jede Bestellung braucht eine Genehmigung
Ein Genehmigungsprozess, bei dem wirklich jede einzelne Bestellung von Hand geprüft werden muss, wäre in der Praxis nervig, auch für den Firmenkunden selbst. Deshalb lassen sich in Shopware Budgetgrenzen hinterlegen. Das bedeutet: Kleinere Bestellungen werden automatisch durchgewunken, größere brauchen eine echte Freigabe durch eine Person.
Ein Beispiel macht das anschaulich. Ein Firmenkunde legt fest: Bestellungen unter 500 Euro werden automatisch freigegeben, weil das im Rahmen dessen liegt, was die Einkaufsabteilung ohnehin selbst entscheiden darf. Alles, was über dieser Grenze liegt, geht zuerst an eine Freigeber:in, bevor die Bestellung tatsächlich bei dir eingeht. So bleibt der Alltag schnell und unkompliziert, während größere Ausgaben trotzdem kontrolliert werden. Die Grenze von 500 Euro ist dabei nur ein Beispiel. Jede Firma kann ihre eigene Schwelle festlegen, je nachdem, wie ihr internes Budget aufgebaut ist.
Bei größeren Firmenkunden reicht oft eine einzige Freigabe-Stufe nicht aus. Denk an ein Unternehmen mit eigener Einkaufsabteilung, mehreren Teamleitungen und einer Geschäftsführung, die bei wirklich großen Summen eingebunden werden möchte. Für solche Fälle sind mehrstufige Freigaben möglich. Das heißt: Ab einer bestimmten Summe reicht die Zustimmung einer einzigen Person nicht mehr aus, sondern es braucht zwei Genehmigungen von unterschiedlichen Personen, bevor die Bestellung tatsächlich rausgeht. Eine Teamleitung gibt frei, und zusätzlich muss noch die Geschäftsführung zustimmen, wenn zum Beispiel eine Bestellung über 5.000 Euro liegt.
So könnte eine gestaffelte Freigabe aussehen
Bestellungen bis 500 Euro: automatische Freigabe, kein zusätzlicher Schritt nötig
Bestellungen zwischen 500 und 5.000 Euro: eine Freigabe durch die zuständige Abteilungsleitung
Bestellungen ab 5.000 Euro: zwei Freigaben nötig, zum Beispiel Abteilungsleitung und Geschäftsführung gemeinsam
Diese Staffelung ist frei einstellbar und orientiert sich immer an den internen Regeln des jeweiligen Firmenkunden. Als Händler musst du diese Regeln nicht selbst erfinden. Deine Aufgabe ist es, gemeinsam mit dem Kunden herauszufinden, wie die Regeln in der jeweiligen Firma schon heute funktionieren, und diese dann so gut wie möglich im Shop abzubilden. Wichtig zu wissen: Diese Budgetgrenzen betreffen ausschließlich den internen Freigabeprozess. Sie haben nichts mit gestaffelten Einkaufspreisen zu tun, bei denen eine Kundengruppe ab einer bestimmten Abnahmemenge automatisch weniger pro Stück zahlt. Das ist ein eigenes Thema und wird im Artikel zu Kundengruppen und Staffelpreisen behandelt.
Warum sich das für dich als Händler lohnt
An dieser Stelle fragst du dich vielleicht: Warum sollte ich als Händler in diese Funktion investieren? Am Ende bekommst du die Bestellung ja sowieso, egal ob mit oder ohne internem Freigabeprozess. Der Punkt ist aber ein anderer: Es geht um die Frage, ob dein Shop überhaupt für größere Bestellungen genutzt wird, oder ob der Firmenkunde lieber wieder zum Telefon oder zur Excel-Liste greift.
Größere Firmenkunden haben ihre internen Abläufe meistens schon lange vor deinem Shop etabliert. Wenn dein Shop diese Abläufe ignoriert und einfach davon ausgeht, dass jede eingeloggte Person unbegrenzt bestellen darf, zwingst du den Kunden dazu, seine eigene Kontrolle außerhalb deines Shops zu organisieren. In der Praxis heißt das oft: Die Einkäuferin füllt den Warenkorb, macht dann aber einen Screenshot oder schreibt eine E-Mail an ihre Chefin, um sich das Okay zu holen, bevor sie den Kauf abschließt. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig, und im schlimmsten Fall bestellt jemand doch ohne Rückfrage, weil der zusätzliche Schritt als lästig empfunden wird.
Wenn dein Shop dagegen die internen Freigabe-Regeln der Firma direkt abbildet, verschwindet dieser Umweg komplett. Die Einkäuferin füllt den Warenkorb, schickt ihn intern zur Freigabe, und die zuständige Person genehmigt oder lehnt direkt im Shop ab. Kein Zettel, keine separate E-Mail, keine Excel-Tabelle nebenbei. Für den Firmenkunden bedeutet das weniger Aufwand und mehr Sicherheit, dass die eigenen Regeln auch wirklich eingehalten werden. Und genau das führt zu mehr Kundenbindung: Firmenkunden bleiben eher bei einem Shop, der ihre internen Prozesse unterstützt, statt sie zu ignorieren. Ein Shop, der sich wie eine Verlängerung der eigenen Buchhaltung anfühlt, wird seltener gegen einen anderen Anbieter ausgetauscht, selbst wenn der woanders vielleicht ein paar Cent günstiger wäre.
Ein Nebeneffekt, den viele Händler unterschätzen: Wenn Bestellungen erst nach interner Prüfung bei dir eingehen, sind sie oft auch verbindlicher. Storno-Anfragen wegen "das hätte so nicht bestellt werden sollen" werden seltener, weil die Bestellung ja bereits einen internen Kontrollschritt durchlaufen hat, bevor sie überhaupt bei dir gelandet ist. Das spart am Ende auch dir als Händler Aufwand in der Abwicklung.
So führst du Genehmigungsprozesse in der Praxis Schritt für Schritt ein
Ein Freigabeprozess wird nicht an einem Nachmittag "mal eben" eingerichtet. Damit er im Alltag wirklich funktioniert, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen in drei Schritten.
Erster Schritt: Prüfen, was Shopware schon von Haus aus kann
Bevor irgendetwas programmiert oder eingerichtet wird, solltest du zuerst klären, ob die Standard-B2B-Funktionen von Shopware für den jeweiligen Kunden bereits ausreichen. Für viele Fälle, etwa einfache Rollen mit klarer Trennung zwischen "darf bestellen" und "darf freigeben", reicht das eingebaute B2B-System oft schon aus. Manche Firmenkunden haben aber ausgefallenere Anforderungen, zum Beispiel sehr viele unterschiedliche Freigabe-Stufen, Freigaben nach Warengruppen oder Kostenstellen, die einzelnen Abteilungen zugeordnet sind. In solchen Fällen kann ein spezialisiertes Plugin sinnvoller sein, das die Standardfunktionen erweitert. Diese Prüfung am Anfang erspart dir später teure Umbauten, weil du von vornherein weißt, mit welchem Werkzeug du arbeitest. Wenn du grundsätzlich noch am Anfang stehst und erst überlegst, wie ein B2B-Shop mit Shopware überhaupt aufgebaut werden sollte, findest du eine gute Grundlage im Artikel B2B-Onlineshop erstellen.
Zweiter Schritt: Ein klares Rollen- und Rechte-Konzept gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten
Die Technik allein löst noch kein Problem. Am wichtigsten ist ein Gespräch mit dem Firmenkunden, in dem ihr gemeinsam festlegt, wer im Unternehmen was darf. Wer darf überhaupt bestellen? Wer darf Bestellungen final auslösen? Ab welcher Summe braucht es eine Freigabe, und ab welcher Summe reicht eine Freigabe nicht mehr aus, sondern es müssen zwei Personen zustimmen? Diese Fragen kannst du nicht für den Kunden beantworten, du kannst nur den Rahmen dafür bereitstellen. Am Ende dieses Gesprächs sollte ein einfaches, aufgeschriebenes Konzept stehen: eine Liste von Rollen, eine Liste von Budgetgrenzen und eine klare Zuordnung, welche Person welche Rolle im Shop bekommt. Je klarer dieses Konzept vorab ist, desto weniger Missverständnisse gibt es später bei der technischen Einrichtung.
Dritter Schritt: Testphase mit echten Personen, bevor der Prozess scharf geschaltet wird
Bevor der neue Freigabeprozess für alle Mitarbeiter:innen des Firmenkunden live geht, lohnt sich eine kurze Testphase. Dabei bestellen echte Personen aus der Firma testweise im neuen System, so wie sie es später im Alltag auch tun würden. So fällt schnell auf, wenn zum Beispiel eine Budgetgrenze zu niedrig angesetzt wurde und dadurch viel zu viele Bestellungen unnötig eine Freigabe brauchen, oder wenn eine wichtige Person aus Versehen die falsche Rolle bekommen hat und gar nicht bestellen kann. Solche Kleinigkeiten früh zu erkennen ist deutlich entspannter, als sie erst nach dem Rollout zu bemerken, wenn im Alltag schon echte Bestellungen im System hängen bleiben. Eine kurze, ehrliche Rückmeldung aus dieser Testphase ist meistens mehr wert als jede theoretische Planung am Schreibtisch.
Bestellfreigaben in Shopware B2B lösen ein Problem, das viele Firmenkunden im Alltag längst kennen: Mehrere Personen bestellen über ein gemeinsames Firmenkonto, aber ohne interne Kontrolle verliert schnell jemand den Überblick. Mit Rollen wie "Einkäufer:in" und "Freigeber:in", mit Budgetgrenzen für automatische Freigaben und mit mehrstufigen Genehmigungen für größere Summen kannst du genau die Regeln abbilden, die in vielen Unternehmen ohnehin schon gelten, nur eben bisher auf Papier oder per E-Mail. Für dich als Händler ist das keine Spielerei, sondern ein handfester Vorteil: Firmenkunden bleiben eher treu, wenn dein Shop ihre eigenen Abläufe unterstützt, statt sie zu ignorieren. Der Weg dorthin führt über drei einfache Schritte: erst prüfen, ob die Shopware-Standardfunktionen reichen oder ein Plugin nötig ist, dann gemeinsam mit dem Kunden ein klares Rollen- und Budgetkonzept erarbeiten, und zum Schluss eine echte Testphase durchführen, bevor alles live geht. Wichtig ist dabei immer die Abgrenzung: Es geht hier nicht um Preisverhandlungen und nicht um Mengenrabatte, sondern rein um die interne Freigabe, bevor eine Bestellung überhaupt bei dir eingeht. Wer das sauber einrichtet, macht seinen Shop für größere B2B-Kunden spürbar attraktiver.
Individuelle B2B-Beratung
Sollen mehrere Personen in eurem Firmenkonto künftig kontrolliert bestellen?
Wir schauen uns eure aktuellen Abläufe an und richten Rollen, Budgetgrenzen und Freigabestufen passend in eurem Shopware-Shop ein.
Jetzt anfragenHäufige Fragen zur Bestellfreigabe in Shopware B2B
Was ist eine Bestellfreigabe in Shopware B2B genau?
Eine Bestellfreigabe ist ein interner Kontrollschritt, bevor eine Bestellung tatsächlich beim Händler eingeht. Eine Person füllt den Warenkorb, eine andere Person mit passender Rolle muss vorher zustimmen. Erst danach wird die Bestellung wirklich ausgelöst.
Brauche ich dafür ein zusätzliches Plugin, oder reicht Shopware allein?
Für viele Fälle reichen die eingebauten B2B-Komponenten von Shopware bereits aus, etwa für einfache Rollen mit Bestell- und Freigaberechten. Bei sehr speziellen Anforderungen, zum Beispiel Freigaben nach Kostenstellen oder Warengruppen, kann ein spezialisiertes Plugin sinnvoll sein. Das lässt sich am Anfang gemeinsam prüfen.
Wie unterscheidet sich die Bestellfreigabe von Staffelpreisen oder Preis auf Anfrage?
Staffelpreise und Preis auf Anfrage betreffen den Preis, den eine Kundengruppe oder ein einzelner Kunde zahlt. Die Bestellfreigabe betrifft dagegen ausschließlich den internen Ablauf davor: wer darf bestellen und wer muss zustimmen, bevor die Bestellung überhaupt beim Händler ankommt. Der Preis bleibt davon unberührt.
Können wir mehrere Freigabe-Stufen gleichzeitig einrichten, zum Beispiel nach Betrag gestaffelt?
Ja. Kleinere Beträge lassen sich automatisch freigeben, mittlere Beträge brauchen eine Freigabe, und ab einer bestimmten Summe können zwei Personen gemeinsam zustimmen müssen. Diese Staffelung wird individuell auf die internen Regeln des jeweiligen Firmenkunden abgestimmt.
Lohnt sich eine Bestellfreigabe auch für kleinere Firmenkunden mit nur zwei oder drei Mitarbeiter:innen?
Bei sehr kleinen Teams reicht oft schon eine einfache Rollentrennung ohne komplizierte Budgetstaffelung, zum Beispiel eine Person darf bestellen, eine zweite muss zustimmen. Der Aufwand für die Einrichtung ist überschaubar, der Nutzen an Kontrolle aber sofort spürbar, sobald mehr als eine Person Zugriff auf das Firmenkonto hat.
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