Shopware Schnellbestellung für B2B-Kund:innen einrichten

Stellen Sie sich eine Mitarbeiterin im Einkauf vor. Sie bestellt für ihre Firma jeden Monat dieselben 40 Artikel nach: Druckerpapier, Schrauben, Ersatzteile oder Verpackungsmaterial. In einem normalen Onlineshop heißt das: 40 Mal die Produktsuche öffnen, 40 Mal den richtigen Artikel finden, 40 Mal auf "In den Warenkorb" klicken. Das dauert leicht eine halbe Stunde, manchmal länger. Für eine einzelne Bestellung, die sie eigentlich schon kennt.

Genau das ist der Alltag vieler B2B-Kund:innen (Firmenkund:innen, die für ihr Unternehmen einkaufen, nicht für sich privat). Anders als Privatkund:innen, die meist nur ein oder zwei Dinge auf einmal kaufen, bestellen Firmen oft große, wiederkehrende Warenkörbe. Ein Onlineshop, der nur auf einzelne Produktsuchen ausgelegt ist, wird für diese Kund:innen schnell zur Geduldsprobe.

Für Sie als Shopbetreiber:in ist das kein Detail, sondern ein echter Wettbewerbsfaktor. Firmenkund:innen vergleichen nicht nur Preise, sie vergleichen auch, wie viel Zeit sie bei Ihnen gegenüber einem anderen Anbieter verlieren. Ein Shop, in dem eine Nachbestellung zwei Minuten dauert, gewinnt gegen einen Shop, in dem dieselbe Bestellung eine halbe Stunde braucht, selbst wenn die Preise identisch sind.

Shopware 6 hat dafür eine Lösung eingebaut: die Schnellbestellung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was die Schnellbestellung genau kann, wie der CSV-Upload (eine einfache Tabellen-Datei zum Hochladen ganzer Bestelllisten) funktioniert, wie die Wiederbestellung alte Bestellungen mit einem Klick zurückholt, und wie Sie das alles in Ihrem Shop einrichten.

Dabei geht es nicht um eine einzelne Funktion, die Sie einmal aktivieren und dann vergessen. Schnellbestellung, CSV-Upload und Wiederbestellung greifen ineinander und decken gemeinsam unterschiedliche Bestell-Situationen ab. Wer alle drei Wege anbietet, holt für jede Kundin genau den Weg heraus, der zu ihrer Bestellung passt, egal ob es fünf Artikel sind oder fünfzig.

Warum B2B-Bestellungen anders ticken als private Einkäufe

Im B2C-Geschäft (Business-to-Consumer, also Verkauf an Privatpersonen) kauft jemand meist spontan. Ein Paar Schuhe, ein Geschenk, ein neues Handy-Case. Die Person sucht ein Produkt, vergleicht vielleicht kurz, kauft, fertig. Der Warenkorb ist klein, die Bestellung ist einmalig oder zumindest unregelmäßig.

Im B2B-Geschäft (Business-to-Business, also Verkauf an andere Unternehmen) sieht der Alltag komplett anders aus. Eine Werkstatt bestellt jede Woche dieselben Ersatzteile. Ein Büro bestellt jeden Monat Druckerpatronen, Kopierpapier und Kaffeefilter. Eine Produktionsfirma bestellt regelmäßig Verbrauchsmaterial, das in der Fertigung draufgeht. Die Artikel sind fast immer dieselben, nur die Mengen schwanken leicht.

Das bedeutet: Die Einkäuferin kennt ihre Artikelnummern oft auswendig oder hat sie in einer Excel-Liste gespeichert. Sie braucht keine Inspiration, keine Produktbilder, keine Beratung. Sie braucht ein schnelles Eingabefeld: Artikelnummer rein, Menge rein, fertig. Jede zusätzliche Minute, die sie mit Suchen verbringt, ist verlorene Arbeitszeit, die ihr Chef bezahlt.

Wenn ein Shop das nicht anbietet, passiert in der Praxis eines von zwei Dingen. Entweder die Kundin nimmt sich die Zeit und klickt sich mühsam durch, was Frust erzeugt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie beim nächsten Mal einen anderen Anbieter sucht. Oder sie greift zum Telefon und bestellt direkt beim Vertrieb, was wiederum Ihrem Team Zeit kostet, die eigentlich für andere Aufgaben gedacht war.

Ein kleines Rechenbeispiel macht das greifbar. Nehmen wir an, eine Firmenkundin bestellt jede Woche 30 Artikel. Pro Artikel braucht die normale Produktsuche im Schnitt eine Minute, macht 30 Minuten pro Woche. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das über 25 Stunden, mehr als drei volle Arbeitstage, nur fürs Suchen und Klicken. Multiplizieren Sie das mit der Zahl Ihrer Firmenkund:innen, und aus einem kleinen Komfort-Feature wird schnell ein spürbarer Zeitgewinn auf beiden Seiten.

Wer einen B2B-Onlineshop plant oder bereits betreibt, sollte diesen Unterschied von Anfang an mitdenken. Wir haben die Grundlagen dazu in einem eigenen Artikel zusammengefasst: Wie Sie einen B2B-Onlineshop aufbauen. Die Schnellbestellung, um die es in diesem Artikel geht, ist dabei eines der wichtigsten Werkzeuge, um genau diese Reibung zu beseitigen.

Was eine Schnellbestellung genau ist

Shopware 6 bringt für genau dieses Problem ein eigenes Funktionspaket mit: die B2B Components. Das ist Shopwares eigenes Zusatzpaket speziell für Firmenkunden-Funktionen, es muss nicht von einem Drittanbieter nachgerüstet werden. Teil davon ist die Schnellbestellung.

Die Schnellbestellung ist im Grunde ein einfaches Formular im Kundenkonto. Statt durch Kategorien zu klicken oder die Suche zu benutzen, tippt die Kundin direkt die Artikelnummer (auch SKU genannt, das steht für Stock Keeping Unit, auf Deutsch grob "Lagerhaltungs-Einheit", gemeint ist einfach die eindeutige Nummer eines Artikels) in ein Feld ein. Daneben gibt sie die gewünschte Menge ein. Ein Klick, der Artikel landet im Warenkorb.

Das klingt simpel, spart aber enorm viel Zeit. Statt "Druckerpapier A4 80g" in die Suche zu tippen, durch die Trefferliste zu scrollen und das richtige Produkt zu erkennen, reicht die Artikelnummer, die auf jeder alten Rechnung oder im eigenen Warenwirtschaftssystem der Kundin ohnehin schon steht. Für eine Bestellung mit 10 oder 20 Artikeln ist das ein Unterschied von vielleicht 20 Minuten auf 2 Minuten.

Wichtig dabei: Die Schnellbestellung ersetzt nicht die normale Produktsuche, sie ergänzt sie. Neue Kund:innen oder Kund:innen, die sich noch nicht auskennen, können weiterhin ganz normal durch den Shop stöbern. Die Schnellbestellung ist ein zusätzlicher, schnellerer Weg für alle, die schon genau wissen, was sie wollen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen bestellt dieselben Schrauben, Muttern und Dichtungen jeden Monat in unterschiedlichen Mengen, je nachdem, wie viele Aufträge gerade laufen. Mit der Schnellbestellung tippt der Einkäufer einfach fünf Artikelnummern mit den passenden Mengen ein, statt jedes Mal die Produktkategorie "Befestigungsmaterial" zu durchsuchen.

Viele Firmenkund:innen haben ihre Artikelnummern ohnehin schon in einem eigenen System gespeichert, zum Beispiel in einer Warenwirtschaft oder einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning, eine Software, mit der Firmen Einkauf, Lager und Buchhaltung organisieren). Aus so einem System lässt sich eine Liste der benötigten Artikelnummern oft mit wenigen Klicks exportieren. Die Schnellbestellung in Shopware passt genau zu diesem Arbeitsablauf: exportieren, abtippen oder einfügen, bestellen.

Ganze Bestelllisten per CSV-Datei hochladen

Noch einen Schritt weiter geht der CSV-Upload. CSV steht für Comma-Separated Values, auf Deutsch "durch Komma getrennte Werte". Eine CSV-Datei ist im Grunde nichts anderes als eine einfache Tabelle, gespeichert als Text-Datei. Jede Zeile steht für einen Artikel, in der Zeile stehen Artikelnummer und gewünschte Menge, getrennt durch ein Komma oder Semikolon.

So eine Datei lässt sich mit jedem gängigen Tabellenprogramm erstellen und speichern, zum Beispiel Excel oder Google Tabellen. Viele Firmenkund:innen pflegen ihre Bestelllisten ohnehin schon in genau so einer Tabelle, oft über Jahre gewachsen, mit eigenen Ergänzungen und Notizen.

In Shopware kann die Kundin diese CSV-Datei direkt im Kundenkonto hochladen. Der Shop liest die Datei automatisch aus und füllt den Warenkorb mit allen enthaltenen Artikeln und Mengen. Aus einer Bestellung mit 50 Positionen wird so ein einziger Upload-Klick, statt 50 einzelner Sucheingaben.

Ganz praktisch sieht eine solche Zeile in der Datei meist so aus: In der ersten Spalte steht die Artikelnummer, zum Beispiel "ART-1042", in der zweiten Spalte die gewünschte Menge, zum Beispiel "25". Eine Zeile darunter folgt der nächste Artikel mit seiner eigenen Menge, und so weiter, bis die ganze Bestellliste abgebildet ist. Die erste Zeile der Datei trägt meist die Spaltenüberschriften, damit sowohl Mensch als auch Shopware sofort erkennen, welche Spalte wofür steht.

Damit das reibungslos klappt, sollten Sie Ihren Kund:innen genau erklären, wie die Datei aufgebaut sein muss: welche Spalte die Artikelnummer enthält, welche die Menge, und in welcher Reihenfolge. Am einfachsten ist es, eine Beispieldatei zum Download anzubieten, die Kund:innen einfach mit ihren eigenen Artikelnummern befüllen können. Das verhindert die häufigsten Fehler, etwa vertauschte Spalten oder falsche Trennzeichen, und reduziert Rückfragen an Ihren Support.

Für Firmen, die regelmäßig große Mengen bestellen, lohnt sich an dieser Stelle auch ein Blick auf Staffelpreise (günstigere Preise ab einer bestimmten Bestellmenge). Wie Sie das für einzelne Kundengruppen einrichten, erklären wir in unserem Artikel zu Kundengruppen und Staffelpreisen in Shopware. Wer per CSV große Stückzahlen bestellt, profitiert besonders stark von sauber eingerichteten Staffelpreisen, weil der Rabatt dann automatisch im Warenkorb berechnet wird, ohne dass jemand nachrechnen muss.

Wiederbestellung: Alte Bestellungen mit einem Klick wiederholen

Neben der Schnellbestellung und dem CSV-Upload gibt es noch einen dritten Weg, der für wiederkehrende Standardbestellungen besonders praktisch ist: die Wiederbestellung, im Englischen auch Reorder genannt.

Das Prinzip ist denkbar einfach. Im Bestellverlauf, also in der Übersicht aller bisherigen Bestellungen im Kundenkonto, gibt es bei jeder vergangenen Bestellung einen Button. Mit einem Klick darauf werden genau dieselben Artikel in derselben Menge erneut in den Warenkorb gelegt. Die Kundin muss nichts eintippen, keine Artikelnummer suchen, keine CSV-Datei hochladen. Sie klickt einfach auf "Diese Bestellung wiederholen" und kann danach direkt zur Kasse gehen, oder vorher noch einzelne Mengen anpassen.

Diese Funktion ist ideal für den klassischen Fall der Standardbestellung: Jeden Monat dasselbe Verbrauchsmaterial, jede Woche dieselben Büroartikel, jedes Quartal dieselben Ersatzteile. Die Kundin muss sich nicht einmal mehr die Artikelnummern merken, sie braucht nur Zugriff auf ihre alte Bestellung.

Ein Punkt, den Sie dabei im Hinterkopf behalten sollten: Zwischen zwei Bestellungen kann sich etwas ändern. Ein Artikel ist vielleicht nicht mehr lieferbar, ein Preis wurde angepasst, oder eine Variante wurde durch eine neue ersetzt. Shopware zeigt solche Abweichungen beim Wiederbestellen transparent an, statt sie stillschweigend zu übernehmen. Die Kundin sieht also sofort, wenn ein Artikel fehlt oder sich der Preis geändert hat, und kann vor dem Absenden entscheiden, wie sie damit umgehen möchte.

In der Praxis ergänzen sich alle drei Wege gut. Neue, noch unregelmäßige Bestellungen laufen eher über die Schnellbestellung, weil die Kundin die Artikelnummern bereits kennt, aber die Mengen noch jedes Mal neu festlegt. Große, komplexe Bestelllisten mit vielen Positionen laufen über den CSV-Upload. Und reine Wiederholungen derselben Bestellung laufen über die Wiederbestellung. Welcher Weg für welche Kundin am besten passt, zeigt sich oft erst nach ein paar Monaten Nutzung, deshalb lohnt es sich, alle drei Funktionen anzubieten statt nur eine davon.

Diese Plugins erweitern die Schnellbestellung sinnvoll

Die eingebauten B2B Components decken für die meisten Shops schon die wichtigsten Fälle ab. Wer noch mehr Komfort bieten möchte, findet im Shopware Store zusätzliche Plugins, die bestehende Lücken schließen. Wir nennen hier bewusst keine konkreten Produkte, weil sich das Angebot laufend ändert und die passende Wahl stark vom jeweiligen Shop abhängt. Drei Bereiche tauchen in der Praxis aber immer wieder auf.

Gespeicherte Bestelllisten sind so etwas wie persönliche Merklisten mit Lieblingsartikeln, aber eben nicht nur ein Artikel, sondern eine ganze Liste mit festen Mengen. Eine Kundin kann sich so mehrere Standard-Warenkörbe anlegen, zum Beispiel "Monatsbestellung Büro" und "Quartalsbestellung Werkstatt", und jede davon mit einem Klick erneut bestellen. Das geht über die einfache Wiederbestellung hinaus, weil die Liste unabhängig von einer konkreten vergangenen Bestellung gepflegt werden kann.

Drag-and-Drop-CSV-Upload macht den Datei-Upload noch einfacher: Statt über einen Dateiauswahl-Dialog zu gehen, zieht die Kundin die Datei einfach per Maus auf die passende Fläche im Browser. Klein, aber spürbar in der täglichen Nutzung, besonders wenn jemand mehrmals pro Woche eine Datei hochlädt.

Individuelle Artikelnummern-Zuordnung löst ein Problem, das in größeren Firmenkunden-Beziehungen häufig auftaucht: Die Kundin nutzt intern eine eigene Artikelnummer, die nicht mit Ihrer Shop-Artikelnummer übereinstimmt. Ohne Zuordnung müsste sie bei jeder Bestellung erst nachschlagen, welche Ihrer Nummern zu welcher ihrer Nummern gehört. Mit einer Zuordnungs-Funktion kann sie einfach ihre eigene, gewohnte Nummer eintippen, und der Shop übersetzt automatisch in die richtige Artikelnummer.

Dieses Problem kommt in der Praxis häufiger vor, als man zunächst denkt. Größere Firmenkund:innen pflegen ihre eigenen Artikelnummern oft schon seit Jahren in der eigenen Warenwirtschaft, manchmal über mehrere Lieferanten hinweg einheitlich. Von der Kundin zu verlangen, diese gewachsene Logik für Ihren Shop über Bord zu werfen, ist unrealistisch und führt eher dazu, dass sie doch wieder zum Telefon greift. Eine Zuordnungs-Funktion nimmt genau diese Hürde weg, ohne dass Sie Ihre eigene Artikelstruktur ändern müssten.

Wer größere Firmenkunden betreut, die vor der eigentlichen Bestellung erst eine Preisanfrage stellen möchten, etwa bei Sonderkonditionen oder sehr großen Mengen, findet dazu mehr in unserem Artikel zur Preisanfrage-Funktion in Shopware. Preisanfrage und Schnellbestellung schließen sich nicht aus, sie decken unterschiedliche Phasen der Kundenbeziehung ab: Die Preisanfrage klärt die Konditionen, die Schnellbestellung wickelt danach die laufenden Bestellungen ab.

Unser Rat: Starten Sie mit den eingebauten B2B Components und beobachten Sie, wie Ihre Kund:innen die Schnellbestellung tatsächlich nutzen. Erst wenn sich ein konkreter Engpass zeigt, etwa viele Rückfragen zu abweichenden Artikelnummern oder der Wunsch nach festen Bestelllisten, lohnt sich die Suche nach einem passenden Zusatz-Plugin. So vermeiden Sie, Funktionen einzukaufen, die am Ende niemand braucht.

So richten Sie die Schnellbestellung Schritt für Schritt ein

Die Einrichtung läuft in Shopware 6 in wenigen klaren Schritten ab. Wir beschreiben hier den groben Ablauf, die genauen Klickpfade hängen leicht von Ihrer Shopware-Version ab.

Erstens: B2B Components aktivieren. Falls das Funktionspaket in Ihrem Shop noch nicht aktiv ist, muss es zunächst eingeschaltet werden. Das passiert im Administrationsbereich von Shopware, im Bereich für Erweiterungen beziehungsweise Einstellungen. Ohne aktive B2B Components gibt es weder Schnellbestellung noch die anderen Firmenkunden-Funktionen.

Zweitens: Schnellbestellung im Kundenkonto-Bereich freischalten. Nach der Aktivierung muss die Schnellbestellung als sichtbare Funktion im Kundenkonto eingeschaltet werden, damit Ihre Kund:innen sie überhaupt sehen und nutzen können. Das ist meist eine einzelne Einstellung, die pro Verkaufskanal gesetzt wird.

Drittens: CSV-Format für Kund:innen dokumentieren. Legen Sie fest, welche Spalten in welcher Reihenfolge erwartet werden, und stellen Sie eine Beispieldatei zum Download bereit. Am besten platzieren Sie diese Beispieldatei direkt neben dem Upload-Formular, damit niemand danach suchen muss. Das senkt die Zahl der fehlerhaften Uploads erheblich.

Viertens: Berechtigungen prüfen. Nicht jede Person in einem Kundenunternehmen darf automatisch bestellen. Größere Firmen möchten oft festlegen, wer im Namen des Unternehmens einkaufen darf, und ob Bestellungen ab einer gewissen Höhe erst von einer zweiten Person freigegeben werden müssen. Wie Sie solche Freigabe-Workflows einrichten, erklären wir ausführlich in unserem Artikel zur Bestellfreigabe in Shopware. Gerade in Kombination mit der Schnellbestellung ist das wichtig: Wenn jede Mitarbeiterin blitzschnell per CSV-Upload bestellen kann, sollte auch klar geregelt sein, wer das darf und ab welcher Summe eine Freigabe nötig ist.

Fünftens: Den gesamten Ablauf selbst einmal testen. Bevor Sie die Schnellbestellung für Ihre Kund:innen freigeben, legen Sie sich selbst ein Test-Kundenkonto an und durchlaufen Sie alle drei Wege einmal komplett: eine einzelne Artikelnummer eintippen, eine Beispiel-CSV-Datei hochladen und eine alte Bestellung wiederholen. So merken Sie selbst, an welcher Stelle eine Erklärung fehlt oder ein Format unklar ist, bevor eine echte Kundin darüber stolpert.

Was bringt das konkret? Aus unserer Erfahrung mit Shopware-Projekten zeigen sich zwei Effekte besonders deutlich. Erstens sinkt die Zahl der Support-Anfragen, bei denen sich Kund:innen telefonisch durch eine Bestellung durchfragen, weil der Weg im Shop zu umständlich war. Zweitens steigt die Wiederkaufsrate, weil die Hürde für eine Nachbestellung so niedrig ist, dass Kund:innen eher im eigenen Shop bestellen statt bei einem Wettbewerber, der ihnen das Leben leichter macht.

Beide Effekte wirken sich direkt auf Ihre Kosten aus, auch wenn sie sich nicht sofort in einer einzelnen Kennzahl zeigen. Weniger Telefonanrufe bedeuten weniger Arbeitszeit für Ihr Vertriebs- oder Support-Team, die Sie an anderer Stelle sinnvoller einsetzen können. Eine höhere Wiederkaufsrate wiederum bedeutet, dass Sie weniger Aufwand in die Neukundengewinnung stecken müssen, um denselben Umsatz zu halten, weil bestehende Firmenkund:innen von selbst öfter wiederkommen. Gerade bei B2B-Geschäften mit vielen wiederkehrenden Bestellungen summiert sich dieser Effekt über das Jahr spürbar.

Fazit

Schnellbestellung, CSV-Upload und Wiederbestellung lösen zusammen genau das Problem, das B2B-Kund:innen am meisten Zeit kostet: wiederkehrende Bestellungen, die eigentlich längst bekannt sind. Shopware 6 bringt diese Funktionen über die B2B Components bereits mit, zusätzliche Plugins können den Komfort je nach Bedarf weiter erhöhen. Wer das sauber einrichtet, spart nicht nur den eigenen Kund:innen Zeit, sondern reduziert auch den eigenen Support-Aufwand und stärkt die Kundenbindung.