Shopware Lagerverwaltung einrichten: Bestandsführung ohne Excel-Chaos

Ihr Lagerbestand steht in einer Excel-Tabelle, die zwei Kolleg:innen parallel pflegen, und trotzdem verkaufen Sie am Wochenende ein Produkt, das längst ausverkauft ist. Klingt bekannt? Wenn Sie sich in diesen Sätzen wiedererkennen, sind Sie nicht allein. Viele wachsende Onlineshops starten mit einer einfachen Tabelle, weil am Anfang zehn oder zwanzig Produkte problemlos von Hand zu überblicken sind. Sobald aber mehrere hundert Artikel, mehrere Vertriebskanäle oder ein zusätzliches Ladengeschäft dazukommen, wird aus der Tabelle ein Risiko: Überverkäufe, verärgerte Kund:innen und aufwendige Retouren sind die Folge.

Shopware 6 bringt bereits im Kern brauchbare Werkzeuge für eine saubere Lagerverwaltung und Bestandsführung mit, lange bevor Sie in ein zusätzliches Plugin oder ein komplettes Warenwirtschaftssystem investieren müssen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Lagerbestand und Mindestbestand im Produkt-Tab richtig einstellen, wie Sie größere Bestandsmengen per CSV-Datei (eine einfache, tabellenartige Textdatei, die sich mit Excel und anderen Programmen öffnen lässt) pflegen, wann sich ein Multi-Warehouse-Plugin für mehrere Lagerstandorte lohnt, und wie eine Anbindung an ein externes Warenwirtschaftssystem funktioniert. Außerdem gehen wir auf die häufigsten Fehler ein, die uns bei Kund:innen mit wachsenden Shops immer wieder begegnen.

Bestandsführung im Produkt-Tab: Die Basis, die jeder Shop braucht

Bevor Sie über Plugins oder externe Systeme nachdenken, lohnt sich der Blick auf das, was Shopware 6 von Haus aus mitbringt. Für die meisten kleineren und mittleren Shops reicht die eingebaute Bestandsführung im Produkt-Tab tatsächlich aus, wenn sie richtig konfiguriert ist.

Der Lagerbestand ist Ihre wichtigste Kennzahl. Im Reiter "Preise" beziehungsweise "Bestand" jedes Produkts finden Sie das Feld Lagerbestand. Hier tragen Sie ein, wie viele Exemplare eines Artikels physisch verfügbar sind. Jede Bestellung im Shop reduziert diesen Wert automatisch, sobald die Bestellung eingeht. Das klingt banal, ist aber die Grundlage für alles Weitere: Ohne einen gepflegten Lagerbestand kann Shopware weder Verfügbarkeit anzeigen noch verhindern, dass ein ausverkauftes Produkt weiter bestellt werden kann.

Der Mindestbestand ist Ihr Frühwarnsystem. Zusätzlich zum aktuellen Lagerbestand können Sie einen Mindestbestand hinterlegen, also eine Schwelle, ab der Sie rechtzeitig informiert werden möchten, bevor ein Artikel komplett ausverkauft ist. Sinnvoll ist das vor allem für Produkte mit längeren Lieferzeiten beim Hersteller: Wenn ein Artikel drei Wochen Wiederbeschaffungszeit hat, sollte der Mindestbestand hoch genug angesetzt sein, dass genug Vorlauf für eine Nachbestellung bleibt. Als Faustregel gilt: durchschnittlicher Wochenabsatz multipliziert mit der Lieferzeit in Wochen, plus ein kleiner Sicherheitspuffer für Nachfrageschwankungen.

Der "Abverkauf"-Modus entscheidet, was bei Bestand 0 passiert. Das ist die Einstellung, die in der Praxis am häufigsten falsch konfiguriert ist oder ganz übersehen wird. Shopware bietet die Option, den Verkauf eines Produkts fortzusetzen, auch wenn der Lagerbestand rechnerisch auf 0 oder darunter fällt. Das ist sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel ohnehin täglich Nachschub vom Hersteller bekommen und ein kurzer Lieferverzug für Kund:innen akzeptabel ist. Für die meisten Produkte mit begrenzter, unsicherer Nachlieferung sollten Sie diesen Abverkauf-Modus jedoch deaktiviert lassen, damit Shopware den Artikel automatisch als "nicht verfügbar" markiert, sobald der Bestand aufgebraucht ist. Wenn Sie stattdessen bewusst Vorbestellungen für noch nicht verfügbare Ware anbieten möchten, lohnt sich ein Blick in unseren Artikel zu Vorbestellungen in Shopware einrichten, denn das ist ein eigenständiges Konzept mit eigenen Regeln, nicht einfach nur ein weiterer Schalter beim Abverkauf.

Wichtig zu verstehen: Diese drei Felder, also Lagerbestand, Mindestbestand und Abverkauf-Modus, lassen sich pro Produkt und pro Variante einzeln setzen. Bei Produkten mit vielen Varianten, etwa unterschiedlichen Größen oder Farben, heißt das in der Praxis: Jede Variante braucht ihren eigenen, korrekt gepflegten Bestand. Genau hier wird die manuelle Pflege schnell mühsam, und genau hier kommt der CSV-Import ins Spiel.

CSV-Import und -Export für die Massenpflege von Beständen

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Produkte oder Varianten haben, wird das einzelne Öffnen und Bearbeiten jedes Produkts im Admin-Bereich zum Flaschenhals. Shopware 6 bringt dafür ein eingebautes Export- und Import-System mit, das genau für diese Massenpflege gedacht ist.

CSV steht für "Comma-Separated Values", zu Deutsch etwa "durch Kommas getrennte Werte". Es handelt sich um eine einfache Textdatei, in der jede Zeile einen Datensatz darstellt und einzelne Werte durch ein Trennzeichen, meist ein Komma oder Semikolon, voneinander abgegrenzt sind. Der Vorteil: Fast jedes Tabellenprogramm, jede Warenwirtschaft und jedes Skript kann CSV-Dateien lesen und schreiben, weshalb sich das Format als kleinster gemeinsamer Nenner für den Datenaustausch etabliert hat.

So funktioniert der Export. Im Shopware-Admin unter "Einstellungen" beziehungsweise im Bereich "Export" wählen Sie ein passendes Export-Profil, meist das Standardprofil für Produkte, und exportieren die gewünschten Artikel als CSV-Datei. In dieser Datei finden Sie unter anderem die Produktnummer, den Namen und eben auch die Bestandsspalte. Diese Datei öffnen Sie in Excel, Google Sheets oder einem beliebigen Tabellenprogramm, aktualisieren die Bestandswerte für die betroffenen Artikel, und speichern die Datei wieder als CSV.

So funktioniert der Import. Über den entsprechenden Import-Bereich im Admin laden Sie die bearbeitete Datei wieder hoch. Entscheidend ist dabei die Produktnummer als eindeutiger Schlüssel: Shopware gleicht anhand dieser Nummer ab, welcher Datensatz in der Datei zu welchem existierenden Produkt gehört, und aktualisiert nur die Felder, die in der Datei enthalten sind. Ein häufiger Praxis-Tipp, den wir bei COOKIE Design unseren Kund:innen mitgeben: Exportieren Sie immer zuerst die aktuellen Daten, bearbeiten Sie ausschließlich die Bestandsspalte, und importieren Sie danach exakt dieselbe Datei zurück. So vermeiden Sie, versehentlich andere Felder wie Preise oder Beschreibungstexte zu überschreiben.

Grenzen der CSV-Pflege kennen. Bei sehr großen Katalogen mit mehreren Tausend Artikeln oder Varianten kann ein Import spürbar Zeit brauchen, und die Datei wird für die manuelle Bearbeitung in Excel unübersichtlich. Für regelmäßige, wiederkehrende Aktualisierungen, etwa täglich aus einem Kassensystem oder einer Lagerverwaltung, lohnt sich statt der manuellen CSV-Pflege eher ein automatisierter, zeitgesteuerter Import oder gleich eine direkte Anbindung per Schnittstelle, dazu gleich mehr. CSV-Import und -Export bleiben aber auch dann ein nützliches Werkzeug für einmalige Korrekturen, etwa nach einer jährlichen Inventur, wenn Sie Ist-Bestände in großer Zahl an Shopware zurückmelden müssen.

Wann sich ein Multi-Warehouse-Plugin für mehrere Lagerstandorte lohnt

Die eingebaute Bestandsführung von Shopware kennt im Kern einen einzelnen Lagerbestandswert pro Produkt oder Variante. Für einen Shop mit einem einzigen Lager ist das ausreichend. Sobald Sie aber über mehrere physische Lagerorte verfügen, zum Beispiel ein zentrales Onlinelager und zusätzlich ein Ladengeschäft, ein Außenlager oder einen externen Fulfillment-Dienstleister, reicht ein einzelner Bestandswert nicht mehr aus, um zu wissen, wo welche Ware tatsächlich liegt.

Was ein Multi-Warehouse-Plugin zusätzlich leistet. Lösungen wie Pickware, eine verbreitete Plugin-Familie für Shopware-Lagerverwaltung, führen den Bestand getrennt nach Lagerort. Das bedeutet: Sie sehen auf einen Blick, wie viele Einheiten im Onlinelager, wie viele im Ladengeschäft und wie viele in einem eventuellen Außenlager liegen, statt nur eine Gesamtsumme. Darüber hinaus bringen solche Plugins häufig Funktionen mit, die im Shopware-Kern fehlen: dokumentierte Warenbewegungen zwischen Lagerorten, Pick-Listen für die Kommissionierung im Lager, Barcode-Scanning für schnellere und fehlerärmere Wareneingänge sowie teilweise auch Chargen- oder Seriennummern-Verfolgung, relevant etwa im Lebensmittel- oder Elektronikhandel.

Die ehrliche Antwort: nicht jeder Shop braucht das sofort. Wenn Sie einen einzigen Lagerstandort betreiben und einige Hundert Artikel führen, ist ein zusätzliches Plugin oft überdimensioniert und bringt vor allem zusätzliche Komplexität und laufende Kosten, ohne einen echten Mehrwert zu liefern. Die eingebaute Bestandsführung aus Section 1, kombiniert mit sauberen CSV-Routinen, deckt diesen Fall in aller Regel gut ab.

Typische Auslöser, ab denen sich ein Blick auf ein Multi-Warehouse-Plugin lohnt:

• Sie eröffnen ein Ladengeschäft zusätzlich zum Onlineshop und wollen Bestände zwischen beiden Kanälen abbilden.

• Sie arbeiten mit einem externen Fulfillment-Dienstleister, der Ware an einem anderen Standort lagert als Ihr Hauptlager.

• Ihr Lagerteam wächst und braucht Pick-Listen sowie Barcode-Scanning, um Kommissionierfehler zu reduzieren.

• Sie müssen aus regulatorischen Gründen Chargen oder Seriennummern zurückverfolgen können.

Als Faustregel: Sobald Sie mehr als einen physischen Ort haben, an dem verkaufsfähige Ware liegt, wird ein einzelner Bestandswert pro Produkt zur Fehlerquelle, und ein spezialisiertes Plugin zahlt sich in der Regel schnell aus, allein durch vermiedene Fehlbestände und weniger manuelle Abstimmung zwischen Standorten.

Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem per API

Größere Shops mit eigenem Einkauf, mehreren Vertriebskanälen oder physischem Lager betreiben häufig bereits ein Warenwirtschaftssystem, kurz ERP für "Enterprise Resource Planning". Ein ERP-System bündelt zentral Einkauf, Lagerhaltung, Buchhaltung und oft auch Auftragsabwicklung, meist für mehrere Vertriebskanäle gleichzeitig, also etwa Onlineshop, Marktplätze und stationärer Handel zusammen. In diesem Fall soll in der Regel nicht Shopware, sondern das ERP-System die "führende" Quelle für Bestandsdaten sein.

Wie die Anbindung technisch funktioniert. Shopware bringt eine gut dokumentierte Admin-API mit, eine Programmierschnittstelle, über die andere Systeme automatisiert auf Shopware zugreifen können, ohne dass ein Mensch im Admin-Bereich klicken muss. Über diese API kann ein ERP-System in regelmäßigen Abständen, etwa alle paar Minuten, aktuelle Bestandswerte an Shopware übermitteln. Umgekehrt lässt sich die API auch nutzen, um neue Bestellungen aus Shopware automatisch ins ERP-System zurückzuspielen, damit dort Einkauf und Buchhaltung mit aktuellen Zahlen arbeiten.

Worauf es bei der Umsetzung ankommt. Eine saubere ERP-Anbindung ist mehr als ein einmaliger Datenabgleich. Wichtig ist, dass die Synchronisation robust gegen Netzwerkfehler und doppelte Übertragungen ist, damit ein kurzzeitig fehlgeschlagener Abgleich nicht zu falschen Bestandswerten führt. Ebenso wichtig ist eine klare Regel, welches System im Zweifel recht hat, wenn beide Systeme gleichzeitig einen Bestand für dasselbe Produkt ändern wollen. Wir haben diesem Thema einen eigenen, ausführlicheren Artikel gewidmet, den Sie sich anschauen sollten, bevor Sie eine Anbindung in Auftrag geben: Shopware-ERP-Anbindung im Detail.

Lohnt sich das für jeden Shop? Nein, ganz bewusst nicht. Ein ERP-System und dessen Anbindung sind ein spürbarer Aufwand, sowohl bei der Einrichtung als auch bei der laufenden Pflege. Für einen Shop mit überschaubarem Sortiment, einem Vertriebskanal und einem eingespielten Team ist die eingebaute Shopware-Bestandsführung aus Section 1 oft völlig ausreichend, ergänzt um die CSV-Routinen aus Section 2. Eine ERP-Anbindung zahlt sich vor allem dann aus, wenn Sie ohnehin schon ein ERP-System für Einkauf und Buchhaltung nutzen und die doppelte, fehleranfällige Pflege in zwei Systemen vermeiden wollen, oder wenn Sie über mehrere Vertriebskanäle hinweg konsistente Bestände brauchen.

Typische Fehler bei der Shopware-Bestandsführung

In unserer Arbeit mit wachsenden Shopware-Shops begegnen uns immer wieder dieselben Stolpersteine. Die gute Nachricht: Die meisten davon lassen sich mit etwas Sorgfalt bei der Einrichtung vermeiden.

Überverkauf bei hohem Traffic. Der klassische Fall: Ein Produkt hat noch drei Einheiten auf Lager, und innerhalb weniger Minuten bestellen fünf Kund:innen gleichzeitig, etwa während einer Rabattaktion oder eines Ansturms auf ein knappes Produkt. Ohne saubere Konfiguration des Abverkauf-Modus aus Section 1 kann es passieren, dass mehr Bestellungen angenommen werden, als tatsächlich Ware vorhanden ist. Besonders kritisch wird das bei Aktionen mit stark erhöhtem Traffic, etwa rund um Black Friday. Wenn Sie eine größere Verkaufsaktion planen, lesen Sie vorab unbedingt unseren Artikel zur Vorbereitung auf Black Friday in Shopware, dort gehen wir auch auf Lastspitzen und Bestandsrisiken gezielt ein.

Keine Reservierung während des Checkout-Prozesses. Ein verwandtes, aber eigenständiges Problem: Zwischen dem Moment, in dem eine Person ein Produkt in den Warenkorb legt, und dem Moment, in dem die Bestellung tatsächlich abgeschlossen wird, vergehen oft mehrere Minuten, in denen die Person Adresse und Zahlungsart eingibt. Wird der Bestand erst beim endgültigen Abschluss der Bestellung reduziert, kann in der Zwischenzeit eine andere Person dasselbe letzte Exemplar kaufen und abschließen. Beide Bestellungen erscheinen dann als gültig, obwohl nur eine Einheit vorhanden war. Solche Wettlaufsituationen zwischen mehreren gleichzeitigen Käufer:innen treten vor allem bei sehr knappen Beständen und hohem Andrang auf und sollten bei der technischen Einrichtung des Checkouts gezielt berücksichtigt werden.

Keine Synchronisation zwischen Online-Lager und Ladengeschäft. Wenn Sie zusätzlich zum Onlineshop ein Ladengeschäft betreiben und beide Kanäle denselben physischen Warenbestand teilen, ohne dass die Bestände zwischen beiden Systemen abgeglichen werden, verkaufen Sie zwangsläufig doppelt: Ein Artikel, der gerade im Laden über die Kasse verkauft wurde, steht online möglicherweise noch als verfügbar, bis jemand den Bestand manuell nachträgt. Genau dieses Problem ist einer der Hauptgründe, warum sich ein Multi-Warehouse-Plugin aus Section 3 für Shops mit mehreren Standorten so schnell auszahlt.

Bestandspflege ausschließlich in Excel, ohne Rückspiegelung nach Shopware. Manche Teams pflegen den "wahren" Bestand weiterhin in einer separaten Excel-Datei und übertragen die Werte nur unregelmäßig nach Shopware. Damit driften beide Datenquellen zwangsläufig auseinander, meist unbemerkt, bis eine Kundin oder ein Kunde eine Ware bestellt, die längst nicht mehr vorhanden ist. Sinnvoller ist es, Shopware selbst oder ein angebundenes System als einzige verbindliche Quelle festzulegen, und alle Beteiligten konsequent auf dieser einen Quelle arbeiten zu lassen.

Fehlender oder zu niedriger Mindestbestand. Wird der Mindestbestand aus Section 1 gar nicht gesetzt oder zu knapp bemessen, fehlt das Frühwarnsystem, das eigentlich rechtzeitig vor drohenden Fehlbeständen warnen soll. Die Folge sind kurzfristige Nachbestellungen unter Zeitdruck, oft zu schlechteren Konditionen, oder schlicht Lieferengpässe, die sich mit etwas Vorlauf hätten vermeiden lassen.

Der richtige Weg vom Excel-Zettel zum echten System

Wenn Sie sich in einem oder mehreren der oben beschriebenen Fehler wiedererkennen, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen, statt überstürzt gleich das größte verfügbare System einzuführen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme des Ist-Zustands. Verschaffen Sie sich einen ehrlichen Überblick: Wie viele Produkte und Varianten führen Sie, wie viele Lagerstandorte gibt es tatsächlich, und wo genau kommt es aktuell zu Fehlern? Diese Bestandsaufnahme entscheidet darüber, welche der in diesem Artikel beschriebenen Stufen für Sie überhaupt relevant ist.

Schritt 2: Die Shopware-Grundfunktionen sauber konfigurieren. In sehr vielen Fällen liegt der größte Hebel gar nicht in einem neuen Plugin, sondern schlicht darin, Lagerbestand, Mindestbestand und Abverkauf-Modus für jedes Produkt korrekt zu setzen, wie in Section 1 beschrieben. Das kostet keinen zusätzlichen Cent, nur etwas Sorgfalt bei der Einrichtung.

Schritt 3: Eine feste CSV-Routine etablieren. Legen Sie fest, wer wann Bestände exportiert, aktualisiert und wieder importiert, etwa nach jeder Wareneingangslieferung oder nach der wöchentlichen Inventurstichprobe. Eine klare, dokumentierte Routine verhindert, dass die Bestandspflege von einer einzelnen Person abhängt und bei Urlaub oder Krankheit liegen bleibt.

Schritt 4: Bedarf für Multi-Warehouse oder ERP-Anbindung realistisch einschätzen. Nutzen Sie die Kriterien aus Section 3 und Section 4, um zu prüfen, ob Ihr Shop die Schwelle für ein spezialisiertes Plugin oder eine ERP-Anbindung tatsächlich schon erreicht hat, oder ob die eingebauten Werkzeuge noch eine Weile ausreichen. Ein zu früh eingeführtes System bindet Budget und Aufmerksamkeit, die an anderer Stelle oft dringender gebraucht werden.

Schritt 5: Angrenzende Prozesse mitdenken. Bestandsführung steht selten isoliert. Wie Sie mit knappen Beständen im Versand umgehen, hängt zum Beispiel eng mit Ihren hinterlegten Versandarten in Shopware zusammen, etwa wenn Sie für bestimmte Lagerorte oder Liefermengen unterschiedliche Versandoptionen anbieten wollen. Auch Retouren wirken direkt auf den Lagerbestand zurück und sollten in Ihrem System berücksichtigt sein, nicht nur in einer separaten Tabelle.

Wenn Sie an diesem Punkt unsicher sind, welche Stufe für Ihren Shop die richtige ist, oder Unterstützung bei der technischen Umsetzung brauchen, egal ob es um die saubere Konfiguration der Grundfunktionen, die Auswahl eines passenden Warehouse-Plugins oder eine belastbare ERP-Anbindung geht: Wir von COOKIE Design begleiten Shopware-6-Shops genau durch diese Entscheidungen, technisch fundiert und ohne unnötig komplexe Lösungen zu verkaufen, die Sie eigentlich noch gar nicht brauchen.