Shopware 6 Rechnung anpassen: Logo, Pflichtangaben und Layout Schritt für Schritt

Stellen Sie sich vor, Ihre Kundin bestellt zum ersten Mal in Ihrem Shop. Das Paket kommt an, alles passt. Dann öffnet sie die Rechnung: Statt Ihres Logos sieht sie ein rotes Kreuz, die Bankverbindung fehlt, und Ihre Umsatzsteuer-ID ist nirgends zu finden. Der Eindruck ist sofort ein anderer. Eine Rechnung ist nämlich nicht nur ein Zahlungsbeleg. Sie ist ein Stück Ihrer Marke, und sie muss rechtlich stimmen.

Wer in Shopware 6 die Rechnung anpassen will, stößt schnell auf ein Problem: Die Einstellungen im Admin sind überschaubar, tiefer geht es nur mit etwas Technik. Deshalb erklären wir hier ganz in Ruhe, was Sie ohne Programmierung selbst ändern können, wo die Grenzen liegen und wann ein Profi sinnvoll ist.

Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie Sie Logo, Firmendaten und Bankverbindung einpflegen, welche Angaben auf eine Rechnung gehören, wie Sie Lieferschein und Gutschrift behandeln und wie Sie das Layout über das Theme verändern. Dazu bekommen Sie eine Checkliste für Testbelege, damit nach dem Livegang nichts schiefläuft.

Viele Shopbetreiber:innen schieben dieses Thema lange vor sich her, weil es unspektakulär wirkt. Dabei lohnt sich der Aufwand: Eine saubere Rechnung spart Rückfragen, wirkt professionell und schützt Sie vor Ärger mit dem Finanzamt.

Was Shopware 6 bei Dokumenten überhaupt kann

Shopware nennt alle Belege „Dokumente". Dazu zählen die Rechnung, der Lieferschein, die Gutschrift und die Stornorechnung. Jedes dieser Dokumente hat eine eigene Vorlage, aber sie teilen sich viele Grundeinstellungen.

Sie finden alles im Admin unter Einstellungen > Shop > Dokumente. Dort legen Sie für jeden Dokumenttyp fest, was erscheinen soll. Das ist die einfache Ebene, und die reicht für viele Shops schon aus.

Was Sie dort ohne Code erledigen können:

• Ihr Firmenlogo hinterlegen

• Firmenname und Anschrift eintragen

• Bankverbindung und weitere Angaben im Fußbereich pflegen

• Das Datum-Format und die Nummernkreise festlegen

• Die Seitengröße und Spalten wie Positionsnummern anzeigen

Was Sie dort nicht können: Schriftart, Abstände, Farben und die Anordnung der Blöcke frei verändern. Das ist wie bei einem Baukasten mit festen Bausteinen. Sie dürfen die Beschriftungen ändern, aber nicht die Form der Steine. Für freie Gestaltung brauchen Sie später das Theme oder ein Plugin.

Shopware 6 Rechnung anpassen: Logo, Firmendaten und Bankverbindung

Fangen wir mit dem Wichtigsten an. Öffnen Sie in den Dokumenteinstellungen zunächst die Allgemeinen Einstellungen. Hier gelten Angaben für alle Dokumenttypen gleichzeitig. Das spart Ihnen Arbeit, weil Sie Logo und Anschrift nur einmal pflegen.

Schritt 1: Logo hochladen. Wählen Sie das Logo über die Medienauswahl aus. Nutzen Sie eine Datei, die nicht zu groß ist. Ein PNG oder JPG mit etwa 600 Pixeln Breite reicht völlig, denn das PDF ist klein, die Rechnung soll schnell laden. Vektorformate machen im PDF manchmal Probleme, also bleiben Sie lieber bei PNG.

Schritt 2: Firmendaten eintragen. Tragen Sie Namen, Straße, Postleitzahl, Ort und Kontaktdaten ein. Achten Sie darauf, dass diese Angaben zu Ihrem Impressum passen. Abweichungen fallen Kund:innen auf und wirken schnell unseriös.

Schritt 3: Bankverbindung ergänzen. Im Fußbereich pflegen Sie IBAN, BIC und den Namen der Bank. Gerade bei Zahlung auf Rechnung ist das wichtig, denn Ihre Kundschaft muss wissen, wohin das Geld soll.

Schritt 4: Speichern und testen. Speichern Sie, legen Sie eine Testbestellung an und erzeugen Sie die Rechnung. Schauen Sie sich das PDF genau an. Das Prüfen dauert fünf Minuten und erspart Ihnen später viel Ärger.

Mehr zu den Zahlungswegen finden Sie in unserem Beitrag zu Zahlungsarten in Shopware, denn jede Zahlart braucht eine passende Beleg-Ausgabe.

Diese Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung

Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument. Deshalb reicht es nicht, wenn sie nur hübsch aussieht. In Deutschland müssen bestimmte Angaben drauf stehen. Wir geben hier einen Überblick, aber keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Typische Pflichtangaben sind:

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und der Kundin oder dem Kunden

• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Waren

• Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

• Das Entgelt getrennt nach Steuersätzen, der Steuersatz und der Steuerbetrag

• Bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund

Viele Shops vergessen den Lieferzeitpunkt oder die Steuer-ID. Das fällt oft erst auf, wenn die Buchhaltung nachfragt. Prüfen Sie Ihre Testrechnung deshalb gezielt auf diese Liste.

Besonders knifflig wird es bei Lieferungen ins EU-Ausland. Dort gelten andere Regeln, etwa für die Umsatzsteuer. Wie Sie die Steuersätze in Ihrem Shop einrichten, erklären wir in unserem Artikel Shopware 6 Steuern einrichten. Beides hängt eng zusammen, denn die Rechnung zeigt nur an, was im Shop vorher richtig berechnet wurde.

Lieferschein, Gutschrift und Stornorechnung

Neben der Rechnung gibt es weitere Belege. Jeder hat seinen Zweck, und alle lassen sich in den Dokumenteinstellungen getrennt anpassen.

Der Lieferschein liegt dem Paket bei. Er zeigt, was im Karton sein sollte. Meist stehen hier keine Preise, denn Geschenke gehen oft an andere Personen. Prüfen Sie, ob Ihr Lieferschein ohne Preise auskommt, wenn Sie viel Geschenkversand haben.

Die Gutschrift brauchen Sie, wenn Sie Geld zurückzahlen, zum Beispiel nach einer Retoure. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Eine saubere Gutschrift macht Ihre Buchhaltung leichter. Wie Rücksendungen im Shop ablaufen, lesen Sie in unserem Beitrag Retouren in Shopware verwalten.

Die Stornorechnung hebt eine Rechnung komplett auf. Sie entsteht, wenn eine Bestellung vollständig rückgängig gemacht wird.

Ein einfacher Merksatz hilft: Rechnung sagt „Das schulden Sie mir", Gutschrift sagt „Das schulde ich Ihnen", Stornorechnung sagt „Vergessen Sie die erste Rechnung". Wenn Ihr Team diese Unterscheidung kennt, passieren weniger Fehler im Alltag.

Das Layout ändern: Twig-Templates im Theme

Reichen die Einstellungen im Admin nicht, kommt das Theme ins Spiel. Shopware baut seine Dokumente aus Twig-Templates. Twig ist eine Vorlagensprache, die Entwickler:innen nutzen, um Seiten und PDFs zu bauen. Sie überschreiben die Standard-Vorlage mit Ihrer eigenen Version.

So gehen Entwickler:innen üblicherweise vor:

1. Sie legen im eigenen Theme einen Ordner für die Dokumente an.

2. Sie erweitern die Standardvorlage und überschreiben nur die Blöcke, die sich ändern sollen, zum Beispiel Fußzeile oder Kopfbereich.

3. Sie leeren den Cache und erzeugen ein neues Testdokument.

4. Sie prüfen das PDF auf verschiedenen Bestellungen, auch auf sehr langen mit vielen Positionen.

Der Vorteil dieser Methode: Sie bleibt bei Updates stabil, solange nur kleine Blöcke überschrieben werden. Der Nachteil: Nach größeren Shopware-Updates sollten Sie Ihre Dokumente prüfen. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag Shopware-Update durchführen.

Wichtig: Das PDF-Programm hinter Shopware versteht nicht jede moderne Webtechnik. Moderne Layouts mit komplexem CSS können im PDF anders aussehen als im Browser. Halten Sie das Design deshalb einfach und testen Sie jede Änderung im echten PDF.

Wenn Sie ein eigenes Design planen, lohnt sich der Blick auf unsere Leistung Shopware-Theme erstellen lassen, denn dort lässt sich der Beleg-Look gleich mitdenken.

Ein Praxisbeispiel. Eine kleine Kaffeerösterei hatte ihre Rechnungen jahrelang mit dem Standard-Look verschickt. Auf dem Beleg stand nur der Firmenname, kein Logo, und die Zahlungsfrist war nur im Kleingedruckten zu finden. Nach der Anpassung stand das Logo oben links, die Bankverbindung im Fuß und ein kurzer, freundlicher Satz mit dem Zahlungsziel direkt unter der Summe. Die Folge: weniger Rückfragen im Postfach und schnellere Zahlungen. Solche Kleinigkeiten kosten wenig Aufwand und wirken sofort.

Ein Wort zur Sprache. Schreiben Sie auf Ihre Belege so, wie Sie auch im Shop sprechen. Wenn Ihr Shop locker und persönlich auftritt, darf auch ein kurzer Dank unter der Rechnung stehen. Wenn Ihr Shop eher sachlich wirkt, bleiben Sie bei klaren Standardsätzen. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben vollständig bleiben und der Ton zur Marke passt. Gerade bei Mehrsprachigkeit sollten Sie prüfen, ob Belege in der Sprache der Kundin erzeugt werden. Wie das im Shop funktioniert, steht in unserem Beitrag Mehrsprachigkeit in Shopware einrichten.

Und die Buchhaltung? Sprechen Sie vor dem Start mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Buchhaltungsprogramm. Viele Shops schicken ihre Rechnungen automatisch an Systeme wie DATEV oder an die Warenwirtschaft. Dann muss das Format der Rechnungsnummer genau passen, sonst bleiben Belege hängen. Wie die Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem funktioniert, lesen Sie in Shopware ERP-Anbindung. Eine kurze Absprache am Anfang verhindert später lange Fehlersuche.

Barrierefreiheit nicht vergessen. Auch PDF-Belege sollten gut lesbar sein: ausreichend große Schrift, klarer Kontrast und eine sinnvolle Reihenfolge der Inhalte. Das hilft allen Kund:innen, nicht nur Menschen mit Einschränkungen. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, schauen Sie in unseren Artikel zu Barrierefreiheit im Shopware-Shop.

Typische Fehler und Checkliste für Testbelege

Aus Projekten kennen wir immer wieder dieselben Stolperfallen. Hier die häufigsten:

• Rotes Kreuz statt Logo: Meist ist der Pfad zum Bild falsch oder nicht erreichbar. Wählen Sie das Logo neu über die Medienauswahl und prüfen Sie, dass die Datei öffentlich erreichbar ist.

• Umlaute sehen komisch aus: Das liegt oft an einer Schriftart ohne passende Zeichen. Nutzen Sie Standardschriften oder testen Sie Ihre Schrift mit „ä, ö, ü, ß".

• Rechnung wird nicht automatisch verschickt: Prüfen Sie in den E-Mail-Vorlagen, ob die Rechnung als Anhang eingestellt ist. Mehr dazu in E-Mail-Vorlagen gestalten.

• Falsche Nummernkreise: Ändern Sie diese nie mitten im Jahr ohne Absprache, denn Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein.

• Fehlende Steuerhinweise: Bei EU-Lieferungen fehlt oft der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Und so sieht Ihre Testbeleg-Checkliste aus:

1. Testbestellung mit Inlandslieferung erstellen

2. Testbestellung mit EU-Lieferung erstellen

3. Rechnung, Lieferschein und Gutschrift erzeugen

4. Logo, Anschrift und Bankverbindung prüfen

5. Pflichtangaben abhaken

6. Lange Bestellung mit vielen Positionen testen

7. PDF auf dem Handy öffnen

Nehmen Sie sich dafür einmal eine halbe Stunde Zeit. Das lohnt sich, denn jede fehlerhafte Rechnung kostet später Zeit im Support.

Bonus: Rechnungen per E-Mail automatisch versenden. Viele Shops verschicken die Rechnung direkt mit der Bestellbestätigung oder nach dem Versand. In Shopware legen Sie das in den E-Mail-Vorlagen und im Flow Builder fest. Entscheiden Sie bewusst, wann der richtige Zeitpunkt ist. Bei Vorkasse schicken Sie die Rechnung sofort, damit Kund:innen wissen, was sie überweisen sollen. Bei Zahlung per Kreditkarte oder PayPal reicht oft der Versand mit der Lieferbestätigung. Achten Sie darauf, dass die PDF-Datei einen sprechenden Namen bekommt, zum Beispiel „Rechnung-10045.pdf", denn Kund:innen suchen sie später in ihrem Postfach.

Bonus: Mehrere Verkaufskanäle. Betreiben Sie mehrere Shops oder Marken, sollen die Belege oft unterschiedlich aussehen. Shopware erlaubt dafür abweichende Einstellungen je Verkaufskanal. Prüfen Sie dann bei jeder Marke Logo, Anschrift und Bankverbindung einzeln. Ein typischer Fehler: Das Logo der Hauptmarke erscheint auf dem Beleg der Zweitmarke. Mehr zu diesem Setup lesen Sie in Multishop mit Sales Channels.

Bonus: Aufbewahrung. Rechnungen müssen in Deutschland viele Jahre aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Belege nicht nur im Shop, sondern auch in Ihrer Buchhaltung oder einem Archiv landen. Fragen Sie hierzu Ihre Steuerberatung nach den aktuellen Fristen und Anforderungen. Eine geordnete Ablage spart Ihnen bei einer Prüfung viel Stress.

Wenn Sie in Shopware 6 die Rechnung anpassen, beginnen Sie klein: Logo, Firmendaten und Bankverbindung lassen sich im Admin ohne Code pflegen. Prüfen Sie dann die Pflichtangaben mit der Checkliste und testen Sie jeden Beleg. Für ein eigenes Layout brauchen Sie Twig-Templates im Theme. Das ist machbar, sollte aber sauber umgesetzt werden, damit Updates später nichts zerstören. Eine gelungene Rechnung stärkt Ihre Marke und entlastet Ihre Buchhaltung. Wenn Sie dabei Unterstützung wollen, helfen wir gern, wie bei jeder Shopware-Einrichtung.