Shopware 6 Steuern einrichten: Steuersätze, OSS und EU-Lieferungen

Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen Kaffeebecher. Ein Kunde aus Hamburg bestellt einen, eine Kundin aus Wien auch, und ein Käufer aus der Schweiz ebenfalls. Alle drei zahlen den gleichen Preis? Oder dreimal einen anderen? Genau hier fängt das Thema Steuern im Onlineshop an. Wenn Sie in Shopware 6 Steuern einrichten, entscheiden Sie darüber, welcher Betrag im Warenkorb steht, was auf der Rechnung auftaucht und wie viel Sie am Ende ans Finanzamt melden.

Das klingt trocken, ist aber bares Geld wert. Ein falscher Steuersatz fällt oft monatelang nicht auf. Dann kommt die Steuerprüfung oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung, und plötzlich passen Zahlen nicht zusammen. Gut eingerichtete Steuern dagegen laufen leise im Hintergrund und erledigen die Rechnerei für Sie.

In diesem Artikel gehen wir Schritt für Schritt vor: von den Steuersätzen über Länder und EU-Lieferungen bis zum One-Stop-Shop, kurz OSS. Dazu kommen steuerfreie Lieferungen in Drittländer, die Steuer auf Versandkosten, eine Checkliste und die häufigsten Fehler. Fachbegriffe erklären wir sofort. Wichtig vorab: Dieser Text ist eine technische Anleitung und keine Steuerberatung. Was in Ihrem Fall steuerlich richtig ist, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Shopware 6 Steuern einrichten: Das Grundprinzip in fünf Minuten

Bevor wir klicken, kurz zur Idee dahinter. Umsatzsteuer ist der Aufschlag, den Sie auf Ihre Preise rechnen und an den Staat weiterreichen. In Deutschland gilt meist der Regelsatz von 19 Prozent, für manche Waren der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Welcher Satz zu welchem Produkt gehört, regelt das Gesetz, nicht Ihr Geschmack.

Shopware 6 arbeitet mit vier Bausteinen, die zusammenspielen:

• Steuersätze: Das sind die Prozentwerte selbst, zum Beispiel 19, 7 oder 0 Prozent.

• Produkte: Jedes Produkt bekommt einen Steuersatz zugewiesen.

• Länder: Jedes Land hat Einstellungen, zum Beispiel ob dorthin steuerfrei geliefert wird.

• Kundengruppen: Hier legen Sie fest, ob Preise brutto oder netto angezeigt werden. Das ist vor allem für Geschäftskunden wichtig.

Dazu kommen die Steuerregeln. Sie sind die Ausnahmen von der Grundregel: "Dieses Produkt kostet normal 19 Prozent, aber wenn es nach Land X geht, gilt ein anderer Satz." Wir kommen gleich ausführlich dazu.

Die Steuersätze finden Sie im Admin unter den Einstellungen im Bereich Shop. Dort gibt es einen Menüpunkt für Steuern. Die genauen Bezeichnungen können je nach Shopware-Version leicht abweichen, schauen Sie deshalb kurz in Ihre aktuelle Version.

Ein Alltagsbeispiel: Denken Sie an einen Bäcker. Die Brötchen zum Mitnehmen haben einen anderen Satz als der Kaffee zum Hierbleiben. Der Bäcker hat also eine Grundregel (Kaffee: 19 Prozent) und eine Ausnahme (Brötchen mit anderem Satz). Genau so denkt Shopware: ein Standardwert am Produkt, dazu Regeln für Sonderfälle.

Wer einen neuen Shop plant, sollte die Steuern ganz am Anfang festzurren, nicht kurz vor dem Livegang. Wenn Sie Ihren Shop gerade erst aufsetzen oder aufsetzen lassen, lohnt ein Blick auf unseren Beitrag Shopware-Shop erstellen lassen, denn dort sehen Sie, an welcher Stelle im Projekt die Steuern gehören.

Steuersätze anlegen und Produkten zuweisen: Schritt für Schritt

Jetzt wird es praktisch. In einem frischen Shopware-Shop sind meist schon die üblichen deutschen Sätze angelegt, typischerweise 19 und 7 Prozent, dazu je nach Version ein Nullsatz. Prüfen Sie das zuerst, bevor Sie etwas Neues anlegen.

Schritt 1: Vorhandene Steuersätze prüfen. Öffnen Sie die Steuer-Einstellungen im Admin. Sie sehen eine Liste mit Namen und Prozentwerten. Passen die Werte zu dem, was Ihre Steuerberatung für Ihr Geschäft vorgesehen hat?

Schritt 2: Fehlende Sätze anlegen. Brauchen Sie einen weiteren Satz, zum Beispiel für Lieferungen in ein anderes EU-Land mit abweichendem Prozentwert, legen Sie ihn neu an. Vergeben Sie einen klaren Namen wie "Österreich 20 Prozent", damit Sie in einem Jahr noch wissen, wozu er dient.

Schritt 3: Den Standard am Produkt setzen. Im Produkt gibt es das Feld für den Steuersatz, direkt neben den Preisen. Hier wählen Sie den Satz, der für das Produkt in Ihrem Heimatland gilt. Das ist die Grundregel.

Schritt 4: Preise brutto oder netto pflegen. Shopware speichert am Produkt Brutto- und Nettopreis. Pflegen Sie am besten immer in der Form, in der Sie ohnehin denken. Händler, die an Endkunden verkaufen, nutzen meist Bruttopreise. Der andere Preis wird automatisch berechnet.

Schritt 5: Stichproben im Shop machen. Legen Sie ein Produkt in den Warenkorb und prüfen Sie: Stimmt der ausgewiesene Steuerbetrag? Rechnen Sie einmal von Hand nach. Bei 119 Euro brutto und 19 Prozent müssen es 19 Euro Steuer sein.

Gerade bei großen Katalogen mit tausenden Produkten ist die Zuweisung mühsam. Hier helfen Massenänderungen, eine saubere Datenquelle oder eine Anbindung an Ihre Warenwirtschaft. Wie das aussehen kann, zeigen wir im Beitrag zur ERP-Anbindung für Shopware. Dort kommen die Steuersätze idealerweise schon korrekt aus dem führenden System und müssen nicht von Hand gepflegt werden.

Ein Tipp aus der Praxis: Ändern Sie niemals einfach den Prozentwert eines bestehenden Steuersatzes, wenn sich der gesetzliche Satz ändert. Alte Bestellungen verweisen auf diesen Satz. Besser ist es, sauber zu planen, wann der neue Satz gilt, und das mit Ihrer Steuerberatung abzustimmen.

Länder und Steuerfreiheit: So behandelt Shopware 6 die Lieferländer

Jetzt kommt der Teil, der viele Shopbetreiber ins Schwitzen bringt: Länder. Jedes Land, das Sie beliefern, muss im Shop aktiv sein. In den Länder-Einstellungen finden Sie pro Land mehrere Schalter, die direkt mit Steuern zu tun haben. Je nach Version heißen sie zum Beispiel "Steuerfrei" und "Unternehmen steuerfrei". Dazu kommen Optionen rund um die Umsatzsteuer-ID.

Was bedeuten die Schalter?

• Steuerfrei: Lieferungen in dieses Land werden ohne Umsatzsteuer berechnet. Das ist typisch für Länder außerhalb der EU, zum Beispiel die Schweiz oder die USA. Aber Vorsicht: Steuerfrei im Shop heißt nicht automatisch steuerfrei vor dem Gesetz. Dazu mehr im Abschnitt zu Drittländern.

• Unternehmen steuerfrei: Nur Firmenkunden mit gültiger Umsatzsteuer-ID bekommen den Nettopreis. Das ist der Klassiker bei Lieferungen von Unternehmen zu Unternehmen innerhalb der EU.

• Umsatzsteuer-ID prüfen: Shopware kann beim Anlegen des Kundenkontos das Format der ID prüfen und in manchen Fällen auch verlangen. Die Umsatzsteuer-ID ist so etwas wie die Steuer-Postleitzahl eines Unternehmens in der EU.

Praxisbeispiel: Ein Möbelhändler aus Soest liefert an eine Firma in Frankreich. Die Firma trägt bei der Registrierung ihre französische Umsatzsteuer-ID ein. Ist das Land auf "Unternehmen steuerfrei" gestellt und die ID passt, sieht die Firma im Warenkorb den Nettopreis. Privatkunden aus Frankreich zahlen weiter mit Steuer.

Wichtig ist, dass Sie die Prüfung der ID ernst nehmen. Eine ID, die nur "irgendwie aussieht", reicht steuerlich oft nicht. Ob und wie Sie die ID zusätzlich gegen die offiziellen EU-Dienste prüfen sollten, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Manche Shops lösen das über Erweiterungen oder eine manuelle Freigabe im Backend.

Auch die Lieferländer selbst hängen an den Vertriebskanälen. Wer mehrere Länder oder Marken betreibt, sollte wissen, wie ein Multishop mit mehreren Sales Channels aufgebaut wird, denn dort wird festgelegt, welche Länder im jeweiligen Kanal überhaupt auswählbar sind. Und wer international verkauft, braucht oft auch mehrere Sprachen, wie wir im Beitrag zur Mehrsprachigkeit in Shopware beschreiben.

Steuerregeln in Shopware 6: Sonderfälle sauber abbilden

Die Steuerregeln sind das Herzstück für alles, was von der Grundregel abweicht. Sie hängen am Steuersatz. Dort legen Sie fest: "Für dieses Land, in dieser Konstellation, gilt dieser Prozentwert."

Shopware bietet dafür verschiedene Regeltypen. Vereinfacht gesagt können Sie Regeln für bestimmte Länder anlegen, für Länder mit bestimmten Postleitzahlbereichen oder für Kunden mit bestimmten Eigenschaften. Welche Typen genau in Ihrer Version zur Verfügung stehen, prüfen Sie am besten direkt im Admin, denn Shopware entwickelt diese Stellen weiter.

Wann brauchen Sie überhaupt Steuerregeln?

• Sie liefern an Privatkunden in andere EU-Länder und wollen dort den Satz des Ziellandes berechnen (Stichwort OSS, dazu gleich mehr).

• Sie haben Gebiete mit Sonderregeln, zum Beispiel Inseln oder Zollausschlüsse, die über Postleitzahlen erkennbar sind.

• Sie verkaufen Produkte, die je nach Zielland einem anderen Satz unterliegen.

So gehen Sie vor:

• Wählen Sie den Steuersatz, an dem die Regel hängen soll.

• Legen Sie eine neue Regel an und wählen Sie den Typ, zum Beispiel für ein bestimmtes Land.

• Tragen Sie das Land und den passenden Prozentwert ein.

• Speichern Sie und testen Sie mit einem Testkunden aus diesem Land.

Ein verständliches Bild dafür: Stellen Sie sich eine Weiche am Bahngleis vor. Der Zug fährt normalerweise geradeaus (19 Prozent). Aber wenn das Ziel Österreich ist, stellt die Weiche auf ein anderes Gleis (20 Prozent). Die Steuerregel ist diese Weiche.

Aufpassen müssen Sie bei der Reihenfolge. Wenn mehrere Regeln auf einen Fall passen könnten, gewinnt nicht automatisch die, die Sie sich wünschen. Halten Sie Ihre Regeln deshalb übersichtlich und testen Sie jede Kombination. Je weniger Regeln, desto weniger Überraschungen.

Auch die Kundengruppen spielen hinein. Geschäftskunden sehen oft Nettopreise, Endkunden Bruttopreise. Wie Sie Gruppen und Staffelpreise dafür einrichten, lesen Sie im Beitrag über B2B-Kundengruppen und Staffelpreise.

EU-Lieferungen und OSS: Was Sie über den One-Stop-Shop wissen sollten

Jetzt zum Thema, das seit 2021 für viel Verwirrung sorgt: der One-Stop-Shop, kurz OSS. Früher mussten Händler, die viel ins EU-Ausland an Privatkunden verkauften, sich in jedem Land steuerlich registrieren. Das war ein Albtraum. Mit der OSS-Regelung kann man die Umsatzsteuer für diese Verkäufe stattdessen zentral über eine Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern abwickeln, statt in jedem Land einzeln.

Das Prinzip in einfachen Worten: Bei Verkäufen an Privatkunden in andere EU-Länder gilt über einer bestimmten Schwelle der Steuersatz des Landes, in das geliefert wird. Ein Kunde in Österreich zahlt dann den österreichischen Satz, nicht den deutschen. Ihren Shop müssen Sie also so einstellen, dass er dort den richtigen Prozentwert berechnet.

Die wichtigsten Punkte zum Merken:

• Es gibt eine Lieferschwelle. Unterhalb davon darf unter Umständen weiter der deutsche Satz gelten. Wo die Grenze liegt und wie sie berechnet wird, hat der Gesetzgeber geregelt. Fragen Sie hier unbedingt Ihre Steuerberatung, denn Fehler sind teuer.

• OSS ist freiwillig, aber meist sinnvoll. Wer die Schwelle überschreitet, muss die Steuer des Ziellandes abführen. Das OSS-Verfahren vereinfacht diese Abführung.

• Der Shop muss die Sätze berechnen können. Dafür legen Sie, wie oben beschrieben, Steuersätze und Steuerregeln für die Zielländer an.

• Dokumentation ist Pflicht. Sie sollten nachweisen können, in welches Land welche Bestellung ging und mit welchem Satz sie berechnet wurde. Die Bestellungen und Rechnungen aus Shopware helfen dabei, ersetzen aber keine Buchhaltung.

Praxisbeispiel: Ein Shop für Fahrradzubehör verkauft zu zwei Prozent seines Umsatzes nach Österreich und Belgien. Der Betreiber stellt gemeinsam mit seiner Steuerberaterin fest, ob die Lieferschwelle überschritten ist. Falls ja, legt er in Shopware für beide Länder eigene Steuerregeln an und meldet die Umsätze über OSS. Falls nein, bleibt vorerst der deutsche Satz bestehen, und die Berater überwachen die Schwelle.

Wer in andere Länder liefert, sollte auch die Versandarten und Zahlungsarten im Blick haben, denn oft unterscheiden sich Optionen je nach Land. Mehr dazu im Beitrag zu Versandarten in Shopware und in unserer Übersicht zu Zahlungsarten in Shopware 6.

Und noch ein ehrlicher Hinweis: Steuerrecht ändert sich. Die Regeln zu Lieferschwellen und OSS können angepasst werden. Behandeln Sie diesen Artikel deshalb als Orientierung und prüfen Sie die aktuellen Vorgaben bei Ihrer Steuerberatung und in den aktuellen Hinweisen der Finanzverwaltung.

Drittländer, Versandkosten und typische Fehler beim Shopware 6 Steuern einrichten

Zum Schluss drei Themen, bei denen in der Praxis am häufigsten etwas schiefgeht.

Erstens: Steuerfrei in Drittländer. Ein Drittland ist jedes Land außerhalb der EU, zum Beispiel die Schweiz, Großbritannien oder die USA. Lieferungen dorthin sind unter bestimmten Voraussetzungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit, man spricht von Ausfuhrlieferungen. Der wichtige Zusatz: Die Befreiung gilt in der Regel nur, wenn Sie die Ausfuhr nachweisen können, etwa über Papiere der Zollabwicklung. Ohne Nachweis kann das Finanzamt die Steuer nachfordern. Zusätzlich fallen im Zielland oft Einfuhrumsatzsteuer und Zölle an, die der Kunde zahlt. Weisen Sie im Shop deutlich darauf hin, damit niemand vom Paketboten überrascht wird. Im Shopware-Admin stellen Sie das betreffende Land auf steuerfrei, aber die steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Zweitens: Steuer auf Versandkosten. Versand ist keine Nebensache. Die Versandkosten werden in der Regel steuerlich mit behandelt. In den Einstellungen der Versandart können Sie festlegen, wie die Steuer berechnet wird. Typisch sind Optionen wie "automatisch", "höchster Steuersatz im Warenkorb" oder ein fester Satz. Welche Variante bei Ihnen steuerlich passt, hängt unter anderem davon ab, ob Ihr Warenkorb Waren mit unterschiedlichen Sätzen enthalten kann. Das klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Die technische Seite der Versandarten beschreiben wir im Beitrag Versandarten in Shopware einrichten.

Drittens: Die häufigsten Fehler.

• Falscher Standardsatz am Produkt. Bücher, Lebensmittel oder Sonderfälle haben andere Sätze als normale Waren. Ein pauschaler Satz für alles ist riskant.

• Land steuerfrei gestellt, aber kein Nachweis. Der Shop berechnet keine Steuer, aber die Papiere für die Ausfuhr fehlen.

• Unternehmen steuerfrei ohne echte Prüfung der ID. Dann gewähren Sie Nettopreise an Kunden, die gar keine Firma sind.

• Regeln, die sich überschneiden. Der Shop wählt dann eine andere Regel als gedacht.

• Nie getestet. Kein Testkauf mit Kunden aus dem Ausland. Die Fehler fallen dann erst bei echten Bestellungen auf.

• Preisanzeige verwirrt. Brutto- und Nettopreise werden gemischt dargestellt, oder Hinweise wie "inkl. MwSt." fehlen.

• Rechnungen nicht geprüft. Die Rechnung zeigt Steuern anders als der Checkout. Prüfen Sie auch die E-Mail-Vorlagen und Dokumente.

Ihre Checkliste vor dem Livegang:

• Alle Steuersätze sind angelegt und benannt.

• Jedes Produkt hat den richtigen Standardsatz.

• Alle Lieferländer sind geprüft, Steuerfreiheit ist bewusst gesetzt.

• Steuerregeln für Zielländer sind angelegt und getestet.

• Die Steuer auf Versandkosten ist abgestimmt.

• Testbestellungen für Inland, EU-Privatkunde, EU-Firma und Drittland sind durchgespielt.

• Rechnung, Bestellbestätigung und Checkout zeigen dieselben Beträge.

• Ihre Steuerberatung hat die Einstellungen gesehen.

Ein unklarer oder irritierender Preis im Warenkorb kostet außerdem Kaufabschlüsse. Mehr dazu im Beitrag zum Reduzieren von Checkout-Abbrüchen.

Fazit

Wer in Shopware 6 Steuern einrichten will, braucht kein Steuerstudium, aber eine saubere Reihenfolge: erst die Steuersätze, dann die Zuweisung am Produkt, danach die Länder und Steuerregeln und zum Schluss gründliche Testkäufe. Besonders bei EU-Lieferungen, OSS und steuerfreien Lieferungen in Drittländer gilt: Die Technik im Shop ist der leichte Teil, die steuerliche Bewertung gehört in die Hände Ihrer Steuerberatung. Wenn beides zusammenpasst, rechnet Ihr Shop zuverlässig, und Sie schlafen ruhiger. Wenn Sie Unterstützung bei der technischen Umsetzung möchten, helfen wir Ihnen gern bei der Einrichtung. Mehr zu unserem Angebot finden Sie unter Shopware-Leistungen, und Ihren konkreten Fall besprechen wir am besten im Gespräch über unser Kontaktformular.